Postliste

Sund, Øygarden og Fjell kommunar har gjort vedtak om å etablera ein ny felles kommune som skal vera i drift frå 01.01.20. Fram til 01.01.20 er Nye Øygarden kommune namnet på prosjektorganisasjonen. Det ligg føre vedtak frå dei tre kommunestyra i Sund, Øygarden og Fjell at Fjell skal ha ansvaret for arkivfunksjon knytt til prosjektet. Arkivverket sin rettleiar legg slike føringar for etablering av arkiv for prosjektorganisasjonen i samanslåingsfasen:

Prosjektorganisasjonen/interimorganisasjonen vil skape dokumenter som skal journalføres og arkiveres. Mye av denne dokumentasjonen vil også være bevaringsverdig for ettertiden. Prosjektorganisasjonens arkiv skal holdes adskilt fra arkivene til de gamle kommunene og arkivet til den nye kommunen,  for en nærmere begrunnelse se faktaboksen Hva er proveniensprinsippet?
Det er viktig at det etableres et nytt felles arkiv for kommunene som skal slå seg sammen parallelt med at prosjektorganisasjonen etableres. Dette kan for eksempel gjøres ved at det opprettes en egen base  eller arkivdel i sakarkivsystemet til en av kommunene som skal slå seg sammen. En av arkivlederne i de gamle kommunene bør få delegert ansvaret for prosjektorganisasjonens arkiv. Det er viktig at e-post som kommer direkte til saksbehandlere og dokumentasjon som skapes i prosjektrom etc også blir arkivert.

Etterkvart som dokument som gjeld prosjektorganisasjonen vert journalført i eigen arkivdel i Fjell kommune sitt sakssystem, vert oversyn over dokumenta lagt ut på denne heimesida. Det er ikkje noko krav om å ha elektronisk postjournal og i denne samanheng er det teknisk umulig å løyse.

Postlista til Nye Øygarden kommune er difor ei liste utan tilhøyrande fulltekst dokument. Ønskjer du innsyn i eit eller fleire dokument må du ta kontakt med oss på e-post postmottak@nyeoygardenkommune.no. E-posten må innehalde informasjon om kva sak/dok.nr. du ønskjer innsyn i.

Postlista vert lagt ut ein gong kvar veke.

Postlister: