IKT er i godt gjenge

IKT- avdelingane i dei tre kommunane har jamlege møte seg imellom. Sidan 2016 har avdelingane prøvd å koordinera aktiviteten så mykje som mogleg.

IKT-læring i Sund, Remi Gundersen, foto: Jørgen Kausland

Google-prosjektet i Fjell, Sund og Øygarden er eit eksempel på det.

– Det er no etablert eit felles skuledomene for dei tre kommunane hjå Google – Oygardenskule.no. Alle elevane og lærarane i dei tre kommunane er no samla i same «sky», totalt 6463 brukarar. Ein standardiserer no på Google sitt G-suite-verktøy som eit ledd i digitaliseringa av skulane i Nye Øygarden kommune, seier leiar i arbeidsgruppa som arbeider med IKT og infrastruktur, samordna løysingar og system for Nye Øygarden kommune, Jørgen Kausland.

IKT avdelingane har og tatt i bruk ein ny namnestandard. Det vil seia at alt utstyr som vert levert ut, får nytt felles namn.

– Det var viktig for oss å få dette på plass tidleg slik at vi kan unngå namnekonfliktar på utstyr når alt skal samlast i 2020, seier Kausland.

Deler arbeidet opp i tre prosjekt

IKT har etablert tre prosjekt; server og infrastruktur, sak/arkiv system og økonomi/HRM-system. (HRM: Human Resource Management). Det vert arbeidd etter den tilrådde modellen til KS for digital samanslåing.

– Innanfor server og infrastruktur har vi arbeidd med ny rammeavtale for lisensar og nettverksutstyr. Kontrakt for lisensar er tildelt, og nettverksutstyr er signert og i hamn.
I tillegg arbeider vi med ein rammeavtale for serverutstyr. Vi tek sikte på utlysing i løpet av mai månad, opplyser Kausland.

Frå venstre; Eva Marit Hamre, Grethe Oen og Birte Young, foto: Jørgen Kausland

Målet er å få på plass ny teknisk infrastruktur for den nye kommunen i løpet av september 2018. Dersom ein klarer det, vil det vera mogleg å etablera fagsystem for den nye kommunen i løpet av januar 2019. Arbeidet med å kartleggja telefonisystema i dei tre kommunane er starta opp.

Innanfor prosjektet sak/arkiv system vert det arbeidd med å etablera kravspesifikasjon for nytt system. Dette systemet må ut på anbod. Det er henta inspirasjon frå kravspesifikasjonen til Sandefjord kommune. Gruppa er kome godt i gang og håpar å ha klart ein kravspesifikasjon i løpet av mai månad.

–  Ønsket frå arkiv-gjengen er at nytt sak/arkivsystem er på plass til januar 2019, fortel Kausland.

Innanfor prosjektet økonomi/HRM kartlegg ein dei forskjellige prosessane i dei tre kommunane.

– Vi prøver å få oversikt over oppgåvene for å kunna laga eit «as is» bilete. Målet er å få ei god oversikt slik at ein kan plukka dei gode rutinane og etablera eit «to be» bilete. Målet er at systemet er på plass til januar 2019, seier Kausland.

Felles namnestandard på maskinane.

Her  er medlemene i arbeidsgruppene innan IKT.

Server og infrastruktur

  • Jørgen Kausland, prosjektleiar
  • Randi Grimstad, IT i Fjell kommune
  • Atle Klausen, IT i Fjell kommune
  • Jarle Sandmo, IT i Øygarden kommune
  • Vegard Espeland, IT i Sund kommune

Sak arkiv – prosjektgruppe

  • Grethe Oen, prosjektleiar
  • Birte Young, arkivleiar  i Øygarden
  • Eva Marit Telle Hamre, arkivleiar  i Sund
  • Kristine Melsbø, arkivleiar  i  Fjell

Økonomi/HRM – Prosjektgruppe

  • Kjell Fyllingen, prosjektleiar
  • Hege Stubhaug, prosjektleiar kartlegging
  • Kaja Pedersen, personal
  • Linda Rong Jacobsen,  løn
  • Heine Kleppe, økonomi
  • Rune Karstensen, IKT