Drøfta styringsdokument og mandat for prosjektgrupper

Måndag denne veka drøfta overordna styringsgruppe utkast til styringsdokument for den administrative prosjektorganiseringa. Etter drøfting og innspel frå medlemene, slutta styringsgruppa seg til styringsdokumentet.

Frå møtet i overordna styringsgruppe på måndag.

Styringsdokumentet tek utgangspunkt i intensjonsavtalen som dei tre kommunane slutta seg til i juni 2016. Vidare synleggjer dokumentet effektmål, resultatmål, suksesskriterium og korleis samanslåingsprosessen skal organiserast.

I styringsdokumentet går det fram at i arbeidet med å byggja Nye Øygarden kommune skal ein ta utgangspunkt prosjektmodellen som er tilrådd av Difi (Direktoratet for forvaltning og ikt). Styringsdokumentet vert sendt til behandling i fellesnemnda.

Skisse organisering

Prosjektrådmann Rune Lid seier at overordna styringsgruppe er hjernen i det administrative arbeidet med å byggja den nye kommunen. Denne gruppa er samansett av dei tre rådmennene, Rune Lid (prosjektrådmann og rådmann i Sund), Siri Fahlvik Pettersen (Øygarden) og Lillian Torsvik på vegner av rådmannen i Fjell. Prosjektleiarar vert Jon Erik Egeland (prosjektleiar Oppvekst), Åse Vik (prosjektleiar Helse og velferd), Lennart Fjell (prosjektleiar Kultur og samfunn), Svend-Fredrik Untiedt (prosjektleiar Økonomi) og Lillian Torsvik (Organisasjon og digitalisering). Dei tillitsvalde og hovudverneomboda er representerte ved Anne Grethe Andersen (YS), Solveig Rong (LO), Nina Zandstra (Unio), Lars Sverre Hausnes (Akademikarane) og Trude Erstad Villanger (hovudverneombod).

Dei fem prosjektleiarane skal leia prosjektgrupper innanfor dei fem kommunalsjefområda (Oppvekst, Helse og velferd, Kultur og samfunn, Økonomi og Organisasjon og digitalisering.). Ei særskilt oppgåve for desse prosjektgruppene vil vera å tenkja strategisk og på tvers av dei ulike fagområda. Gruppa er ansvarleg for å identifisera og etablera delprosjekt som er viktige for å nå måla for den nye kommunen. Innanfor kommunalsjefområda kan prosjektgruppene etablera delprosjekt etter behov.

Dei tillitsvalde tok opp spørsmålet om korleis det vert lagt til rette for frikjøp for dei tillitsvalde som skal delta i prosjektarbeidet. Prosjektrådmann Rune Lid opplyste at det vert fremja ei sak om dette.

Mandat for prosjektleiar/prosjektgruppe

På møtet i overordna styringsgruppe var det også gjennomgang av mandat for dei fem prosjektleiarane/prosjektgruppene. Også her vert det teke utgangspunkt i intensjonsavtalen for Nye Øygarden kommune med vekt på tema for det enkelte kommunalsjefområde. I mandata er det konkretisert prosjektbestillingar og korleis ein skal nytta prosjektmetodikken som er tilrådd av Difi. Mandatet viser også ansvaret som er pålagt prosjektleiar og prosjektgruppa.

Arbeidsseminar

Dei involverte i det administrative arbeidet med å byggja den nye kommunen vert kalla inn til å delta på eit arbeidsseminar (WorkShop) på Panorama Hotell & Resort i Sund den 22. oktober.  Programmet vert ferdigstilt denne veka.

Den 17. oktober skal prosjektleiinga gje hovudtillitsvalde informasjon om status i arbeidet.

Tekst og foto: Vigleik Brekke