Author Archives: Vigleik Brekke

Administrativ organisering: Leiarane i kommunane ønskjer to-nivåmodell

30 leiarar og tillitsvalde i dei tre kommunane har denne veka vore samla på leiarsamling for å drøfta den overordna administrative organiseringa av Nye Øygarden kommune. Det er semje om at den nye kommunen bør organiserast i ein to-nivåmodell med kommunalsjefar. Dette samsvarar også med tilrådinga frå dei tre rådmennene.

Det vart sett av god tid til gruppearbeid på leiarsamlinga. Frå venstre; Rikard Kvaal, Råmund Skjold, Jon Erik Egeland (skjult), Hildegunn Høyland, Margun Landro, Svend-Fredrik Untiedt, Monica Pedersen, Terje Handal og Helene C. Møgster.

Prosjektrådmann Rune Lid er godt nøgd med den to dagar lange leiarsamlinga.

– Eg opplever at vi er godt i gang med prosjektet. Deltakarane gav uttrykk for at dei var glade for at samlinga var godt førebudd og at eg som prosjektleiar ved innleiinga av samlinga var tydeleg på forventningar og at vi no må rekna oss som eín kommune, seier Rune Lid når han skal summera opp dei to dagane.

I kommunal samanheng snakkar vi gjerne om to «skular» når det gjeld organisering; etatsjefmodell og to-nivåmodell. Deltakarane på leiarsamlinga var tydelege på at ein tradisjonell etatsjefmodell er uaktuell for Nye Øygarden kommune. I gruppearbeidet brukte deltakarane mykje tid på korleis ein skulle innretta to-nivåmodellen og kor mange kommunalesjefar/avdelingar det bør leggjast opp til.

Tema i drøftingane har også vore korleis ein skal sikra målsetjingar som samordning på tvers, brukarbehov, nærtenesteprinsippet, effektiv drift og nyskaping. Etter fellessamlingane, var det god tid til gruppemøte måndag og tysdag. Gruppene som var miksa godt saman når det gjeld arbeidsområde og kommunar, presenterte tysdag føremiddag sine forslag til overordna administrativ organisering.

To-nivåmodell med kommunalsjefar

Det er semje om at den nye kommunen skal leiast av ei gruppe med kommunalsjefar med rådmannen i spissen. Dette kan reknast som nivå eín. Leiarane og dei tillitsvalde i dei tre kommunane er samde om å tilrå ein  to-nivåmodellmed tre eller fire arbeidsområde med kommunalsjef som leiar av kvart område.

To av arbeidsgruppene hadde forslag om seks kommunalsjefar, medan den tredje arbeidsgruppa føreslo fem kommunalsjefar i leiargruppa til rådmannen. Med andre ord tenkjer leiarane og dei tillitsvalde i dei tre kommunane svært likt om hovudlinjene i den overordna administrative leiinga.

Arbeidsgruppene ser noko ulikt på kva fagområde som skal sorterast under den enkelte kommunalsjef. Det skal no utarbeidast eit dokument som skal sendast ut på høyring til dei som vert involverte i arbeidet med administrativ organisering. På grunnlag av dette skal rådmennene og til sist prosjektrådmannen gje endeleg innstilling til fellesnemnda som vedtek den overordna administrative organiseringa av Nye Øygarden kommune. Fellesnemnda behandlar framlegg til overordna administrativ organisering den 18. juni. Etter planen tek prosjektleiinga for Nye Øygarden kommune sikte på å tilsetja kommunalesjefane i løpet av august.

Oppglødde deltakarar

Skal vi tru det som vart sagt ved avslutninga av leiarsamlinga, var det ei samling av oppglødde leiarar og tillitsvalde som takka for seg etter to dagar med administrativ organisering som tema. Fleire gav uttrykk for glede over at prosjektrådmann Rune Lid sette ein standard som var tydeleg om målsetjingar og forventningar då han innleia samlinga. Dei som var skeptiske på førehand, stadfesta at dei var meir optimistiske etter å få drøfta dette viktige temaet med kollegaer frå dei andre kommunane. Fleire av deltakarane var overraska over at det var såpass stor semje om korleis ein bør organisera den nye kommunen.

Mange vil nok kunna skriva under på denne oppsummeringa frå ei av arbeidsgruppene:

– Det var eit godt og samlande gruppearbeid, med høg energi og god stemning. Vi må i tida som kjem utvikla visjon og verdiar for arbeidet i den nye kommunen, samt utvikla konkrete styringsdokument som fortel korleis vi skal arbeida med prinsipp for leiing, medarbeidarskap, samskaping, myndiggjorte medarbeidarar, styring og delegasjon, m.m.

Tekst og foto: Vigleik Brekke

Her er fleire bilete frå leiarsamlinga:

Rune Lid
Dei tre rådmennene. Frå venstre: Siri Fahlvik Pettersen (Øygarden), Rune Lid (Sund) og Lillian Torsvik (Fjell)
Frå venstre; Lisbeth Grosvold, Line Barmen, Lennart Fjell, Rune Landro, Vibecke Hodnekvam, Else Glesnes, Grethe Bergsvik og Marita Hilleren.
Frå venstre; Bjørn Erik Kristiansen, Lars Sverre Hausnes, Tove Helleland, Åse Vik, Kaja Pedersen, Wilhelm Anglevik og Kjell Fyllingen.

 

 

Optimistisk prosjektrådmann

Når eg høyrer kva kompetanse som er representert rundt bordet her i dag, er eg trygg på at dette vil gå bra. Det sa prosjektleiar Rune Lid då han ønskte knapt 30 leiarar og tillitsvalde frå dei tre kommunane velkomen på ei leiarsamling i dag. Samlinga vert avslutta tysdag.

Rune Lid

Hovudtema for samlinga er den overordna administrative organiseringa for Nye Øygarden kommune. Rådmennene har drøfta dette i fleire møte etter at Rune Lid vart tilsett som prosjektrådmann den 16. april. Rådmennene har i forkant av leiarsamlinga sendt ut eit prinsippnotat. Der tilrår dei at det nye kommunen vert leia som ein»to-nivå-kommune» med kommunalsjefar.

Rune Lid har tidlegare erfaring frå omstilling i større selskap og konsern. Han ser fleire likskapar i dei omleggingane desse selskapa var gjennom og det han no arbeider med som prosjektrådmann for Nye Øygarden kommune.

Prosjektrådmannen legg ikkje skjul på at Nye Øygarden kommune er på etterskot samanlikna med andre kommunesamanslåingar det er naturleg samanlikna seg med.

– Eg meiner vi faktiske ligg om lag eit halvt år etter der vi burde vera. No vil eg prioritera å ta igjen den tapte tida, seier Lid.

Skal ta vare på dei tilsette

No skal tre kulturar smeltast saman. Det er viktig at vi snakkar kvarandre opp og er rause overfor kvarandre og respekterer at det er mykje kompetanse i alle kommunane. Rune Lid har forståing for at tilsette i dei tre kommunane vert usikre på si eiga framtid i ein ny kommune. Her viser han til intensjonsavtalen.

– Ingen skal mista jobben som følgje av kommunesamanslåinga. Det er mykje kompetanse i dei tre kommunane som vi har bruk for i den nye kommunen. Vi skal gjera alt vi kan for å redusera den eventuelle uvissa som finst blant dei tilsette.  Vi har ambisjonar om å få på plass ein organisasjon som har dei beste folka med gode haldningar, erfaring og kompetanse. I utgangspunktet vil vi rekruttera kommunalsjefar internt, men det er likevel ein liten opning for ekstern rekruttering i unntakstilfelle, sa Lid.

Frå samlinga måndag.

Rune Lid understrekar at no må vi identifisera, prioritera og setja dei rette ressursane inn på det som vi skal arbeida med fram til den nye kommunen er ein realitet frå januar 2020.

– I  arbeidet med å byggja den nye kommunen, er vi ikkje Fjell, Sund eller Øygarden. Det handlar ikkje om dei og oss. No er vi oss og Nye Øygarden kommune. Frå og med i dag oppmodar eg oss alle til å tenkja og handla som om vi er eín kommune.

Fellesnemnda skal ta stilling til den overordna administrative modellen i møtet den 18. juni. Rune Lid reknar med at kommunalsjefane vert tilsette i løpet av august.

Måndag ettermiddag og tysdag føremiddag er det gruppearbeid. Vi kjem tilbake med meir informasjon om resultatet av gruppearbeidet.

Tekst og foto: Vigleik Brekke

 

IKT er i godt gjenge

IKT- avdelingane i dei tre kommunane har jamlege møte seg imellom. Sidan 2016 har avdelingane prøvd å koordinera aktiviteten så mykje som mogleg.

IKT-læring i Sund, Remi Gundersen, foto: Jørgen Kausland

Google-prosjektet i Fjell, Sund og Øygarden er eit eksempel på det.

– Det er no etablert eit felles skuledomene for dei tre kommunane hjå Google – Oygardenskule.no. Alle elevane og lærarane i dei tre kommunane er no samla i same «sky», totalt 6463 brukarar. Ein standardiserer no på Google sitt G-suite-verktøy som eit ledd i digitaliseringa av skulane i Nye Øygarden kommune, seier leiar i arbeidsgruppa som arbeider med IKT og infrastruktur, samordna løysingar og system for Nye Øygarden kommune, Jørgen Kausland.

IKT avdelingane har og tatt i bruk ein ny namnestandard. Det vil seia at alt utstyr som vert levert ut, får nytt felles namn.

– Det var viktig for oss å få dette på plass tidleg slik at vi kan unngå namnekonfliktar på utstyr når alt skal samlast i 2020, seier Kausland.

Deler arbeidet opp i tre prosjekt

IKT har etablert tre prosjekt; server og infrastruktur, sak/arkiv system og økonomi/HRM-system. (HRM: Human Resource Management). Det vert arbeidd etter den tilrådde modellen til KS for digital samanslåing.

– Innanfor server og infrastruktur har vi arbeidd med ny rammeavtale for lisensar og nettverksutstyr. Kontrakt for lisensar er tildelt, og nettverksutstyr er signert og i hamn.
I tillegg arbeider vi med ein rammeavtale for serverutstyr. Vi tek sikte på utlysing i løpet av mai månad, opplyser Kausland.

Frå venstre; Eva Marit Hamre, Grethe Oen og Birte Young, foto: Jørgen Kausland

Målet er å få på plass ny teknisk infrastruktur for den nye kommunen i løpet av september 2018. Dersom ein klarer det, vil det vera mogleg å etablera fagsystem for den nye kommunen i løpet av januar 2019. Arbeidet med å kartleggja telefonisystema i dei tre kommunane er starta opp.

Innanfor prosjektet sak/arkiv system vert det arbeidd med å etablera kravspesifikasjon for nytt system. Dette systemet må ut på anbod. Det er henta inspirasjon frå kravspesifikasjonen til Sandefjord kommune. Gruppa er kome godt i gang og håpar å ha klart ein kravspesifikasjon i løpet av mai månad.

–  Ønsket frå arkiv-gjengen er at nytt sak/arkivsystem er på plass til januar 2019, fortel Kausland.

Innanfor prosjektet økonomi/HRM kartlegg ein dei forskjellige prosessane i dei tre kommunane.

– Vi prøver å få oversikt over oppgåvene for å kunna laga eit «as is» bilete. Målet er å få ei god oversikt slik at ein kan plukka dei gode rutinane og etablera eit «to be» bilete. Målet er at systemet er på plass til januar 2019, seier Kausland.

Felles namnestandard på maskinane.

Her  er medlemene i arbeidsgruppene innan IKT.

Server og infrastruktur

  • Jørgen Kausland, prosjektleiar
  • Randi Grimstad, IT i Fjell kommune
  • Atle Klausen, IT i Fjell kommune
  • Jarle Sandmo, IT i Øygarden kommune
  • Vegard Espeland, IT i Sund kommune

Sak arkiv – prosjektgruppe

  • Grethe Oen, prosjektleiar
  • Birte Young, arkivleiar  i Øygarden
  • Eva Marit Telle Hamre, arkivleiar  i Sund
  • Kristine Melsbø, arkivleiar  i  Fjell

Økonomi/HRM – Prosjektgruppe

  • Kjell Fyllingen, prosjektleiar
  • Hege Stubhaug, prosjektleiar kartlegging
  • Kaja Pedersen, personal
  • Linda Rong Jacobsen,  løn
  • Heine Kleppe, økonomi
  • Rune Karstensen, IKT

 

 

Vedtok omstillingsavtale

Partssamansett utval (PSU) vedtok i dag omstillingsavtale for kommunane Sund, Fjell og Øygarden.

Frå møtet i dag.

Den 22. mars behandla PSU framlegget til omstillingsavtale for første gong. Då vart det fremja fleire endringsforslag som vart vedtekne skulle innarbeidast i avtalen før endeleg godkjenning.

Etter at endringsforslaga vart innarbeidde i avtalen, kunne PSU i dag vedta den endelege omstillingsavtalen med nokre små tekniske endringar. Avtalen gjeld frå avtalen er underskriven og ut omstillingsperioden. Avtalen gjeld då berre saker som har vore sak i omstillingsperioden fram til utgangen av 2019. Når Nye Øygarden kommune er etablert som eige rettssubjekt januar 2020, trer den nye kommunen inn i denne avtalen.

Omstillingsavtalen regulerer arbeidsgjevarpolitiske spørsmål og utfordringar i samanslåingsprosessen fram til nytt kommunestyre er konstituert i den nye kommunen.  Avtalen legg til grunn at kommunesamanslåinga inneber verksemdsoverdraging etter arbeidsmiljølova der alle dei tilsette vert overførte til Nye Øygarden kommune frå 1. januar 2020.

Alle tilsette i Sund, Fjell og Øygarden har rett på jobb i den nye kommunen og skal ikkje få reduksjon i løna si. Ein del medarbeidarar vil få nye oppgåver og arbeidsstad. Omstillingsavtalen regulerer prinsipp for plassering av leiarar og tilsette. Ved einingar som vidareført utan vesentlege endringar inn i ny kommune, vert noverande leiar i stillinga si i den nye kommunen.

Tekst: Vigleik Brekke
Foto: Kari-Anne Landro

 

Kommunestyra skal gje uttale til politisk styringsstruktur

På møtet i fellesnemnda i dag vart det vedteke å leggja sluttrapport for politisk styringsstruktur ut på høyring til kommunestyra i Sund, Fjell og Øygarden. Det må setjast ein frist som gjer det mogleg å rekkja tilbake med sak til fellesnemnda den 18. juni.

Frå møtet i fellesnemnda i dag.

I vedtaket heiter det også at før saka vert sendt ut på høyring, må det leggjast ved ei oversikt over fordelar og ulemper ved fire utval, tre eller to utval.

Elles legg fellesnemnda til grunn ein politisk organisasjonsmodell med formannskap, to hovudutval og kontrollutval. Fire medlemer røsta for å leggja tre hovudutval til grunn for den politiske organiseringa. Fellesnemnda vil ta endeleg stilling til saka når ho har vore på høyring

I intensjonsavtalen, vedteken i juni 2017,  er det lagt til grunn at det skal vera fire hovudutval, medan utval for politisk styringsstruktur no føreslår at den nye kommunen skal ha to hovudutval. På bakgrunn av dette føreslo leiar i fellesnemnda, Kari-Anne Landro, at saka må på høyring til kommunestyret fordi innstillinga frå utvalet er ei endring i forhold til vedtaket/mandatet frå kommunestyra.

Forslag til eigarstruktur

Etter ein lengre debatt, vedtok fellesnemnda å leggja sluttrapport for utval for eigarskapsmodellar til grunn for organisering av eigarskap i Nye Øygarden kommune. Etter fellesnemnda si første behandling vert rapporten sendt ut på høyring til dei som er nemnd i saksutgreiinga og i tillegg dei tre kommunestyra. Høyringsfristen vert sett til 23. mai, og fellesnemnda sluttbehandlar saka og rapporten i møtet den 18. juni.

Det vart vidare vedteke å be prosjektrådmannen å leggja fram eit forslag til prioritering av kva kva tenesteområde ein må starta prosessen først med, også knytt til juridiske vurderingar, og at dei enkelte kommunestyra eventuelt må gjera eigne vedtak om oppløysing eller liknande.

I tillegg vart det lagt til ein protokolltilførsel frå Marianne Sandahl Bjorøy på vegner av representantane frå Arbeiderpartiet som gjeld deira synspunkt på nokre enkelte punkt knytt til organisering av tenestene/områda som er omtalt i rapporten.

I sluttrapporten frå utvalet er det føreslått at ØyVAR AS vert eit nytt selskap for å samla alle VAR-tenestene (VAR: vatn, avlaup og renovasjon). Dersom BIR AS skal utføra renovasjonsløysingar, vert det det etablert eit selskap med namnet ØyVA AS (utan renovasjon. I rapporten er det vidare føreslått å etablera Øygarden næringseigedom AS. Dette selskapet skal arbeida med aktiv utvikling av næringseigedomar for å fremja strategiske og økonomiske mål på vegner av kommunen.

Forvaltning og drift av eigne bygg og anlegg føreslår utvalet å samla i eit eige føretak med namnet Øygarden eigedomsforvaltning KF. Det er også føreslått å etablera eit næringsutviklingsselskap med namnet Øygarden næring- og utvikling AS. Brann- og redningstenesta er føreslått teke inn i eit nytt kommunalt føretak, alternativt i kommunal etat saman med andre tenester.

Lokaldemokrati og identitet

Også i saka om lokaldemokrati og identitet – rammebudsjett for tiltak og
arrangement var det mange som tok ordet. Arbeidsgruppa for lokaldemokrati har lagt fram tiltakspakke og milepelsplan for fellesnemnda saman med budsjett som peikar tilbake på dei enkelte tiltaka.  Budsjettet har ei samla ramme på 1,5 millionar kroner for 2018 og 2019. Saka vart lagt fram utan innstilling.

Fellesnemnda vedtok å slutta seg til prosjekt og aktivitetar slik det er skissert i saka med nokre korrigeringar og føringar. Dette gjeld at kyrkja må involverast, bygdevandring som tillegg til Kystpass, Fjell festning light festival og andre samlande eksisterande arrangement må vurderast.

Fellesnemnda slutta seg til rammebudsjettet slik det er skissert for 2018, unntatt den posten som gjeld marknadsføring, kommunikasjon og profilering (inklusive bruk av logo). Prosjektrådmann kjem tilbake til denne posten i junimøtet. Budsjettet for 2019 må sjåast i samanheng med heile budsjettprosessen for fellesnemnda for 2019. Ein ber spesielt om at løyvingar til MOT-festival vert avklart snarast sett opp mot løyvingar som er gitt i kvar enkelt kommune.

Fellesnemnda ber om at det i august 2018 vert presentert ny status for prosjektet.

Overtar av ansvaret for tannhelsetenesta?

Fellesnemnda er positiv til å delta i Helse- og omsorgsdepartementet si prøveordning der kommunen overtek ansvaret for den offentlege tannhelsetenesta i dei tre kommunane. Ei eventuell overtaking av dette ansvaret vil i tilfelle ha verknad frå januar 2020. Fjell kommune har allereie inngått ein intensjonsavtale med Hordaland fylkeskommune om leige av areal i lokalmedisinsk senter på Straume. Saka vert vidaresendt til dei kommunestyra til orientering.

Rune Lid vert prosjektrådmann

Fellesnemnda vedtok at Rune Lid vert prosjektrådmann for Nye Øygarden kommune fram til utgangen av 2018. Det er leiargruppa, samansett av dei tre ordførarane i Sund, Fjell og Øygarden, som i samråd med rådmennene har utarbeidd ei mellombels løysing for prosjektstyringa av Nye Øygarden kommune.

Etter at prosjektleiar Paul J. Manger slutta i stillinga som prosjektleiinga like før påske, har leiargruppa arbeidd med korleis prosjektorganisasjonen skal styrast heretter.

Vedtaket på møtet på måndag inneber at rådmennene i dei tre kommunane skal ha ei særskilt rolle i styringa av prosjektet fram til utgangen av 2018. Rune Lid er spurt og har sagt seg villig til å vera prosjektrådmann ut dette året inntil ny rådmann for den nye kommunen er tilsett. Rune Lid får tilbod om stillinga tilsvarande assisterande rådmann frå og med 1. januar 2020.

Prosjektrådmann Rune Lid

Prosess for ny rådmann

Fellesnemnda vedtok at det vert sett i gang ein intern tilsetjingsprosess med delkjøp av ekstern konsulenthjelp for rådgjeving i arbeidet med å tilsetja rådmann for Nye Øygarden kommune. Dei tre ordførarane får fullmakt til å gjennomføra prosessen med tilsetjing av rådmann. Det vert etablert eit tilsetjingsutval samansett av sju personar. Arbeidsgjevarsida er samansett av dei tre ordførarane i tillegg til Odd Bjarne Skogestad. Utvalet er vidare sett saman av tre tillitsvalde, eín frå kvar kommune, valde av og blant dei tilsette.

I saksutgreiinga går det fram at utlysingstekst må vera ferdig i løpet av juni månad slik at utlysinga kan annonserast like etter sommarferien (august).  Det vert teke sikte på å tilsetja ny rådmann innan 1. oktober slik at den nye rådmannen kan vera på plass frå 1. januar 2019.
Fellesnemnda får tilbake ei drøftingssak i junimøtet som skildrar val av rådgjevande ressurs, korleis ein skal nytta administrativ ressurs, stillingsprofil, prinsipp for kompensasjon og vurdering knytt til fast stilling versus åremål.

Orientering

Etter saka om tilsetjing av rådmann, orienterte den nytilsette prosjektrådmannen Rune Lid om prosjektstrukturen der han og dei to andre rådmennene har definert ei styringsgruppe der rådmannsgruppa, delprosjektleiarar og tillitsvalde skal delta. Han har ambisjon om å leggja fram hovudstruktur for administrativ organisering i juni og håpar å ha på plass kommunalsjefar/kommunaldirektørar på seinsommaren/tidleg haust.

Tekst: Vigleik Brekke
Foto: Monica Hovland

Omstillingsavtale klar for sluttbehandling

Partssamansett utval (PSU) skal på møtet den 17. april ta endeleg stilling til framlegget til omstillingsavtale.


Den 22. mars behandla PSU framlegget til omstillingsavtale for første gong. På møtet vart det fremja fleire endringsforslag som vart vedtekne skulle innarbeidast i avtalen før endeleg godkjenning.

No ligg den omarbeidde omstillingsavtalen klar til sluttbehandling. Det er føreslått at PSU vedtek omstillingsavtalen. Avtalen gjeld frå avtalen er underskriven og ut omstillingsperioden. Avtalen gjeld då berre saker som har vore sak i omstillingsperioden fram til utgangen av 2019. I framlegget til vedtak heiter det vidare at Når Nye Øygarden kommune er etablert som eige rettssubjekt januar 2020, trer den nye kommunen inn i denne avtalen.

Omstillingsavtalen regulerer arbeidsgjevarpolitiske spørsmål og utfordringar i samanslåingsprosessen fram til nytt kommunestyre er konstituert i den nye kommunen.  Avtalen legg til grunn at kommunesamanslåinga inneber verksemdsoverdraging etter arbeidsmiljølova der alle dei tilsette vert overførte til Nye Øygarden kommune frå 1. januar 2020.

Alle tilsette i Sund, Fjell og Øygarden har rett på jobb i den nye kommunen og skal ikkje få reduksjon i løna si. Ein del medarbeidarar vil få nye oppgåver og arbeidsstad. Omstillingsavtalen regulerer prinsipp for plassering av leiarar og tilsette. Ved einingar som vidareført utan vesentlege endringar inn i ny kommune, vert noverande leiar i stillinga si i den nye kommunen.

Møtet i PSU vert halde på Skjenet 2 og tek til klokka 09.00.

Her kan du lesa innkalling med saksdokument.

Tekst: Vigleik Brekke

Føreslår Rune Lid som prosjektrådmann

Rune Lid

 

Rådmann i Sund, Rune Lid, er føreslått som prosjektrådmann for Nye Øygarden kommune fram til utgangen av 2018. Det er leiargruppa, samansett av dei tre ordførarane i Sund, Fjell og Øygarden, som i samråd med rådmennene har utarbeidd ei mellombels løysing for prosjektstyringa av Nye Øygarden kommune. Fellesnemnda tek stilling til forslaget på møtet den 16. april.

Etter at prosjektleiar Paul J. Manger slutta i stillinga som prosjektleiinga like før påske, har leiargruppa arbeidd med korleis prosjektorganisasjonen skal styrast heretter. Dei tre ordførarane har fått vide fullmakter til å arbeida fram ei løysing.

I modellen fellesnemnda skal ta endeleg stilling til, skal rådmennene i dei tre kommunane ha ei særskilt rolle i styringa av prosjektet fram til utgangen av 2018. Rune Lid er spurt og har sagt seg villig til å vera prosjektrådmann ut dette året inntil ny rådmann for den nye kommunen er tilsett. Rune Lid har fått tilbod om stillinga som assisterande rådmann frå og med 1. januar 2020.

Prosess for ny rådmann

Administrasjonen for Nye Øygarden kommune føreslår at det vert sett i gang ein intern tilsetjingsprosess med delkjøp av ekstern konsulenthjelp for rådgjeving i arbeidet med å tilsetja rådmann for Nye Øygarden kommune. Fellesnemna er invitert til å godkjenna prosess og tidsplan for tilsetjinga. Det er føreslått at dei tre ordførarane får fullmakt til å gjennomføra prosessen med tilsetjing av rådmann. Det er vidare lagt opp til å etablera eit tilsetjingsutval samansett av sju personar. Arbeidsgjevarsida er samansett av dei tre ordførarane i tillegg til eitt medlem. Utvalet er vidare føreslått sett saman av tre tillitsvalde, eín frå kvar kommune, valde av og blant dei tilsette.

I saksutgreiinga går det fram at utlysingstekst må vera ferdig i løpet av juni månad slik at utlysinga kan annonserast like etter sommarferien (august).  Det vert teke sikte på å tilsetja ny rådmann innan 1. oktober slik at den nye rådmannet kan vera på plass frå 1. januar 2019.

Ny styringsstruktur

Eit utval, samansett av sju politikarar frå dei tre kommunane, går inn for ein politisk organisasjonsmodell i den nye kommunen med formannskap, to hovudutval og kontrollutval. Fellesnemnda skal på møtet den 16. april ta stilling til sluttrapporten frå utval for politisk styringsstruktur.

I intensjonsavtalen var det lagt opp til ein modell med fire hovudutval. I desember gav fellesnemnda utvalet fullmakt til å arbeida vidare med eit forslag der talet på hovudutval vert redusert frå fire til to. Det er føreslått at talet på medlemer i utvala skal vera 11. Mindretalet i utvalet på eín medlem ønskte ein modell med tre hovudutval.

Namna på dei to hovudutvala er hovudutval for miljø- og stadutvikling og hovudutval for tenester og levekår. Møtedag for kommunestyret er føreslått til torsdag, medan formannskapet held møta på tysdagar. Utvalet føreslår onsdag som møtedag for hovudutvala.

Forslag til eigarstruktur

Utval for eigarskapsstruktur føreslår at ØyVAR AS vert eit nytt selskap for å samla alle VAR-tenestene (VAR: vatn, avlaup og renovasjon). Dersom BIR AS skal utføra renovasjonsløysingar, vert det det etablert eit selskap med namnet ØyVAR AS (utan renovasjon.

Fellesnemnda skal ta stilling til om sluttrapporten for eigarskapsmodellar skal leggjast til grunn for organisering av eigarskap i Nye kommune. Dette gjeld også tilknyting til samarbeids- og interesseorganisasjonar og andre. Det er føreslått at rapporten vert sendt ut på høyring med høyringsfrist den 22. mai. Det vert teke sikte på at fellesnemnda behandlar rapporten i møtet den 18. juni.

I rapporten er det vidare føreslått å etablera Øygarden næringseigedom AS. Dette selskapet skal arbeida med aktiv utvikling av næringseigedomar for å fremja strategiske og økonomiske mål på vegner av kommunen.

Forvaltning og drift av eigne bygg og anlegg føreslår utvalet å samla i eit eige føretak med namnet Øygarden eigedomsforvaltning KF. Det er også føreslått å etablera eit næringsutviklingsselskap med namnet Øygarden næring- og utvikling AS. Brann- og redningstenesta er føreslått teke inn i eit nytt kommunalt føretak, alternativt i kommunal etat saman med andre tenester.

Lokaldemokrati og identitet

Arbeidsgruppa for lokaldemokrati legg fram tiltakspakke og milepælsplan for fellesnemnda saman med budsjett som peikar tilbake på dei enkelte tiltaka.  Budsjettet har ei samla ramme på 1,5 millionar kroner for 2018 og 2019.

Aktuelle tiltak er felles frivilligforum, 0-baromterundersøking, friluftsforum, idrettsforum, kulturforum, ungdomshøyring, kulturparaplyen Øygarden 2020 (profil), felles tilskotsordningar  Øygardskonferansen og MOT-festival. Øygardskonferansen er tenkt gjennomført i samarbeid med Vest Næringsråd. Saka vert lagt fram utan innstilling.

Overtar av ansvaret for tannhelsetenesta?

Ordførarane i Sund, Fjell og Øygarden er positive til å delta i Helse- og omsorgsdepartementet si prøveordning der kommunen overtek ansvaret for den offentlege tannhelsetenesta i dei tre kommunane. Ei eventuell overtaking av dette ansvaret vil i tilfelle ha verknad frå januar 2020. Fjell kommune har allereie inngått ein intensjonsavtale med Hordaland fylkeskommune om leige av areal i lokalmedisinsk senter på Straume. Det er innstilt på at Nye Øygarden er positiv til å delta i prøveordninga. Saka er føreslått vidaresendt til dei kommunestyra til orientering.

På bakgrunn av svar frå kommunane vil departementet seinare senda brev til kommunar som er interesserte i år delta.

Møtet i fellesnemnda vert halde på Skjenet 2 på Straume. Tidsramme for møtet er kl. 09.00 – 15.00. Møtet vert overført på kommune-TV.

Her kan du lesa innkalling med saksdokument.

 

Tekst og foto: Vigleik Brekke

Omstillingsavtale nærmar seg endeleg godkjenning

Partssamansett utval (PSU) behandla på møtet i dag framlegg til omstillingsavtale for dei tre kommunane som byggjer ny kommune. Det vart ikkje gjort endeleg vedtak, men det vart vedteke å gjera fleire endringar i avtaleutkastet. Administrasjonen innarbeider endringane i avtaleutkastet før det kjem tilbake til endeleg vedtak i neste møte i PSU.

Frå møtet i dag.

Omstillingsavtalen regulerer arbeidsgjevarpolitiske spørsmål og utfordringar i samanslåingsprosessen fram til nytt kommunestyre er konstituert i den nye kommunen.  Avtalen legg til grunn at kommunesamanslåinga inneber verksemdsoverdraging etter arbeidsmiljølova der alle dei tilsette vert overførte til Nye Øygarden kommune frå 1. januar 2020.

Alle tilsette i Sund, Fjell og Øygarden har rett på jobb i den nye kommunen og skal ikkje få reduksjon i løna si. Ein del medarbeidarar vil få nye oppgåver og arbeidsstad. Omstillingsavtalen regulerer prinsipp for plassering av leiarar og tilsette. Ved einingar som vidareført utan vesentlege endringar inn i ny kommune, vert noverande leiar i stillinga si i den nye kommunen.

Her er endringar knytt til omstillingsavtalen som fekk fleirtal på møtet i dag:

  • I innleiinga skal ein visa til kva som står om dette temaet i intensjonsavtalen.
  • Punkt 2: Sitat frå arbeidsmiljølova går ut.
  • Punkt 6: «Allereie etablerte stillingsgrupper og omstillingsutval i kommunane held fram med arbeidet sitt» vert erstatta med «Det vert oppretta ei felles overordna stillingsgruppe som dekkjer alle tre kommunane».
  • Punkt 7: Med åtte mot sju røyster vart det vedteke at stillingsgarantien knytt til eventuelle oppseiingar som kan relaterast til innskrenkingar og effektivisering som følgje av kommunesamanslåinga gjeld fram til 31.12.2021. Mindretalet røysta for at garantien gjeld fram til 31.12.2020.
  • Punkt 7: I samband med «overtalighet» vert det lagt inn ei ekstra formulering slik: Det vert som hovudregel gjeve eitt tilbod, men med det kan opnast for inntil to tilbod».
  • Punkt 7: Avsnittet om «Nærare om rettskrav» vert redigert og korta ned.
  • Punkt 8: Avsnittet om «Kompensasjon for skifte av arbeidsstad» går ut. Dette vart vedteke med ni og mot seks røyster.
  • Punkt 9: Tillegg under om «Sluttvederlag og støtte til studium»: Dersom verkemidlane i punkt 9 skal nyttast, skal det gjerast i samråd med PSU.
  • Punkt 12: «Endringar i omstillingsavtalen» vert «strama opp».
  • Det vart også gjort nokre tekniske endringar i avtaleutkastet

To forslag frå representantar frå dei tilsette knytt til «Direkte innplassering» under hovudpunkt sju fekk ikkje fleirtal.

Det eine forslaget var å erstatta setninga «Dersom stillinga er aktuelle for fleire, vert det ei vurdering ut frå kompetanse og kven som er best skikka for jobben (Kvalifiseringsprinsippet» med «Om det er fleire kvalifiserte arbeidsstakarar som konkurrerer om same ledige stilling, vert det lagt vekt på røynsle».

Eit forslag om å ta vekk følgjande setning, fekk heller ikkje fleirtal: «Dersom ein tilsett ikkje takkar ja til tilbodet ein får, og eventuelle andre tiltak er vurdert, så vert det å betrakta som ei oppseiing frå arbeidsgjevar og arbeidstilhøvet går til i opphøyr 31.12. 2019.

Administrasjonen skal altså innarbeida desse endingane i avtaleutkastet før PSU gjer endeleg vedtak på neste møte.

Representasjon i arbeidsgrupper

PSU slutta seg til innstillinga frå prosjektleiaren om at partssamansett utval vedtek representasjon i partssamansette arbeidsgrupper fortløpande.

Med ni røyster vart det vedteke at det vert frikjøp for eín representant frå Akademikarane og eín representant frå YS (Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund) for kommunane Sund Fjell og Øygarden i 20 prosent stilling fram til utgangen av 2019. Mindretalet på seks medlemer i PSU røysta for at Delta/YS og Akademikarane får 20 prosent frikjøp kvar for kommunane Fjell, Sund og Øygarden for perioden 1. april 2018 til 31. desember 2019 til arbeid i samband med kommunesamanslåing.

Tekst og foto: Vigleik Brekke

 

Sluttar som prosjektleiar

Paul J. Manger har slutta som prosjektleiar i Nye Øygarden kommune med verknad frå i dag.

Paul J. Manger

Leiar i fellesnemnda, Kari-Anne Landro, opplyser at Manger avsluttar arbeidsforholdet etter eige ønske.

– På vegner av dei tre ordførarane i Sund, Fjell og Øygarden, vil eg takka Manger for samarbeidet og ønskjer han lukke til vidare, seier Landro.

Tekst og foto: Vigleik Brekke

Avklarar kommunal tenestepensjon hausten 2018

Fellesnemnda ber om at det i løpet av hausten 2018 vert lagt fram ei sak for fellesnemnda om kommunal tenestepensjon for den nye kommunen. Saka skal mellom anna ha bakgrunn i ei gjennomført kartlegging frå juni 2016 om noverande tenestepensjon i dei tre kommunane.

Frå møtet i fellesnemnda i dag.

I vedtaket går det fram at det skal gjerast greie for fordelar og ulemper knytt til mellom anna kostnader, risiko, påverknad og demografi ved val av KLP eller eigen pensjonskasse. Prosjektleiar skal leggja til rette for medverknad for tillitsvalde i samsvar med avtaleverket.

Partssamansett utval (PSU) vert styringsgruppe for arbeidet som skal leggjast fram til ei endeleg sak i fellesnemnda. Innstilling frå PSU følgjer saka til fellesnemnda. I saka må ein ta stilling til verknadstidspunkt for felles pensjonsordning. På bakgrunn av dette må det skisserast kva vedtak som eventuelt er nødvendig i det enkelte kommunestyre i etterkant av at fellesnemnda har vald pensjonsordning.

Budsjett

Fellesnemnda godkjende framlegg til budsjett for fellesnemnda for 2018 og 2019. Budsjettet vert teken opp til vurdering og revidering gjennom prosjektperioden. Departementet har utbetalt 35,9 millionar kroner i tilskott til dei tre kommunane for å dekkja eingongskostnader med kommunereforma. 2018-budsjettet har ei ramme på 18,1 millionar kroner, medan ramma for 2019 er på 14,6 millionar kroner. I saksutgreiinga skriv prosjektleiaren at tilskotet frå departementet på 35,9 millionar kroner ikkje vil dekkja alle kostnadene med å etablera den nye kommunen fram mot 2020.

Prinsippavklaring om økonomi

Fellesnemnda vedtok grensesnitt mellom prosjektøkonomien i Nye Øygarden kommune og driftsøkonomi i den enkelte kommune. Prosjektleirstaben vert frikjøpt med finansiering av prosjektmidlar. Prosjektdeltakarar vert frigjevne av rådmennene og kostnadsført i den enkelte kommune. Driftsutgifter til kontormøblar, rekvisita, utstyr etc. vert i hovudsak dekte av prosjektmidlane, medan kontorleige og reinhald vert dekt av Fjell kommune.

Medlemer i politisk referansegruppe for gebyr

I møtet i februar vedtok fellesnemnda organisering mandat for arbeidet med å etablera gebyrreglement for tekniske tenester i Nye Øygarden kommune.

På møtet i dag valde fellesnemnda følgjande medlemer i referansegruppa;

  • Sund: Nils Kåre Skoge og May Britt Hevrøy
  • Fjell: Anne Hestenes og Daniel-Victor Sandvik
  • Øygarden: Remi Oen og Silvia Haugland

Ved innleiinga i møtet orienterte prosjektleiar om magasin/blad for tilsette som kom ut med det første nummeret i mars, tilsetjing av trainee-medarbeidar, arbeidet med å få på plass prosjekteringsverktøy, arbeidsgrupper innan området arbeidsgjevarpolitikk erfaringsseminar i regi av KS i april og studietur til København i mai.

Her kan du sjå opptak frå møtet på kommune-TV.

Tekst: Vigleik Brekke