Author Archives: Vigleik Brekke

Rune Lid vert rådmann i Nye Øygarden kommune

Fellesnemnda vedtok i dag å tilsetja Rune Lid (51) som rådmann i Nye Øygarden kommune. Vedtaket vart gjort samrøystes. Rune Lid er i dag prosjektrådmann for Nye Øygarden kommune og rådmann i Sund.

Rune Lid

Fellesnemnda følgde ei samrøystes innstilling frå tilsetjingsnemnda. Fram til januar 2020 vert han prosjektleiar for Nye Øygarden kommune.

Rune Lid møtte fellesnemnda like etter at møtet vart heva.

– Eg takkar for tilliten. Vi står framfor ein krevjande jobb. Eg skal gjera alt det som står i mi makt for å byggja den nye kommunen. Eg trur det er bra for organisasjonen at det er avklart kven som skal vera rådmann i den nye kommunen. Det er viktig at den nye rådmannen vert med i prosessen med å tilsetja kommunalsjefane, seier Rune Lid.

På møtet i fellesnemnda orienterte leiar Børge Haugetun om prosessen med å tilsetja rådmann. Tilsetjingsutvalet samarbeidde med rekrutteringsselskapet Headvisor, og det vart gjennomført to intervjurundar. Haugetun sa at ein var priviligert i og med at fem kandidatar var kvalifiserte til stillinga. Dermed var det ikkje mangel på kandidatar. For vel ei veke sidan stod utvalet igjen med to kandidatar; Rune Lid og ein av søkjarane som hadde fått innvilga søknad om at namnet ikkje skulle offentleggjerast.

– Rune Lid leverte to knallsterke intervju. Han har personlege eigenskapar, gode referansar og fagleg tyngde med høgare utdanning. Rune Lid har også rådmannserfaring, og når me ser på kva han har utretta sidan mars, har prosjektet gjort eit kvantesprang. Han oppfyller alle kravspesifikasjonane som er lista opp for stillinga, sa Haugetun.

Leiar av fellesnemnda og tilsetjingsnemnda, Børge Haugetun, gratulerte Rune Lid med rådmannsstillinga.

Dei i fellesnemnda som tok ordet, slutta opp om arbeidet tilsetjingsnemnda hadde gjort og at det var gjort ein grundig jobb.

Tilsetjingsnemnda har vore samansett av dei tre ordførarane, ein representant frå fellesnemnda og tre representantar frå dei tillitsvalde.


Tekst og foto: Vigleik Brekke

Korleis kan vi skapa endringsvilje?

Juridisk rådgjevar på Arbeidsmiljøsenteret, Hilde Hus Svanevik, stilte  mange spørsmål då ho snakka om endring og omstilling på arbeidsverkstaden i Sund i dag.

Hilde Hus Svanevik

– Er mennesket endringsvillig? spurte Hus Svanevik og svarte delvis på spørsmålet sjølv.

– I utgangspunktet har vi ikkje lyst å endra oss. Vi er tryggleikssøkjande.

Hus Svanevik illustrerte vegen mot den nye kommunen ved ei skisse der det må byggjast ei bru frå situasjonen no til den nye kommunen .

– Det må lagast ei bru for at den enkelte skal kunna gå vegen. Dette må risikovurderast. Kva kan gå gale? spurte Hus Svanevik.

Involvering

I samtalen med deltakarane på arbeidsverkstaden kom det nokså tidleg fram at kommunikasjon og involvering er viktig for å lukkast med å byggja den nye kommunen. Nokre peika på at involvering er vel så viktig som informasjon.  Resultatet vert gjerne at det vert informasjon om det som allereie er avgjort. Då går informasjonen på kostnad  av involvering. Føredragshaldaren utfordra forsamlinga på korleis ein skal få til ei verkeleg involvering.

I samtalen vart det stilt spørsmål om risiko. Døme på dette kan vera risiko knytt til jobbar og lokalisering. Det  er ein risiko for å mista gode folk i prosessen med å byggja ein ny kommune. Ifølgje Hus Svanevik er det tre typar menneske i ein prosess som dette; dei som er lojale, dei som vel å slutta og dei som seier frå (voicer).

Hilde Hus Svanevik avslutta med å trekkja fram sentrale tema i samtalen med deltakarane på arbeidsverkstaden. Involvering er viktig, leiarane må visa veg, skuffelsar må taklast, og det er fare for å mista folk. Det handlar ikkje berre om å få med seg det beste frå alle, med å laga det beste i den nye kommunen.

Stimulab

Prosjektleiar Kristina Espeseth orienterte om status for arbeidet med Stimulab-prosjektet «Samordna teneste for utsette barn og unge og deira pårørande, ny teneste i ny samanslått kommune». Målet med dette prosjektet er at innbyggjarane i Nye Øygarden kommune skal oppleva eit heilskapleg  og tilgjengeleg tenesteapparat, som tilbyr koordinert og behovstilpassa hjelp til barn og unge.

Kristina Espeseth

– Dette er eit ope prosjekt der vi ikkje no kan seia så mykje om kva vi kan få ut av prosjektet. Brukarane er hovudmålgruppe for dette prosjektet, sa Espeseth.

Dei tre rådmennene i Sund, Fjell og Øygarden er styringsgruppe for prosjektet. Målet er at innbyggjarane i Nye Øygarden kommune skal oppleva eit heilskapleg og tilgjengeleg tenesteapparat som tilbyr koordinert og behovstilpassa hjelp til utsette barn og unge.

Utfordringar i prosjektet er at kommunane har ulik organisering, kultur og samhandlingsmetodikk, ulike forvaltningsnivå (kommune-stat), teieplikt og journalsystem og tidsfristar når det gjeld kommunesamanslåinga.

Prosjektet har ei økonomisk ramme på 1,2 millionar kroner. Det er gjeve støtte frå DOGA (Design og arkitektur Norge) og Difi (Direktoratet for forvaltning og ikt)

Nye Øygarden kommune går inn med 100 tusen kroner til arbeidsverkstad og 90 tusen kroner til dekkja reisekostnader. Eigeninnsatsen er 1,25 prosent stilling. Etter planen skal det signerast kontrakt med samarbeidsaktør i desember.  Målet er at prosjektet og metoden vil ha stor overføringsverdi både i eigne kommunar og for andre.

Les presentasjonen til Kristina Espeseth her.

Tekst og foto: Vigleik Brekke

 

Arbeidsverkstad for den nye kommunen: – Vi er privilegerte!

Prosjektrådmann Rune Lid peika på at medarbeidarane får vera med på noko stort då han ønskte dei 45 deltakarane på arbeidsverkstaden på Panorama Hotell & Resort i Sund velkomen på måndag. På samlinga var leiarar, hovudtillitsvalde, hovudverneombod og andre administrativt tilsette samla.

Deltakarane på arbeidsverkstaden i Sund på måndag.



– Vi er privilegerte som får vera med på denne reisa. I hovudet mitt er det ikkje Sund, men Nye Øygarden kommune vi er på veg til, sa Rune Lid som ikkje la skjul på at vi no går inn i ein hektisk og spennande periode.

Då klokka hadde passert 17.15 kunne Lid runda det heile av. Han meiner at det han opplevde i dag lovar godt for framtida.

– Dette har vore ein kjekk dag der vi har fått mange gode innspel. Vi som er her i dag har eit stort ansvar. Det er viktig at vi har respekt for kvarandre og er rause med kvarandre. Då kjem vi i mål på ein god måte, sa Lid før han ønskte deltakarane god tur heim.

Han starta arbeidsverkstaden på føremiddagen med å gje status for kvar arbeidet med den nye kommunen står. Prosjektorganisasjonen er på plass og det ligg føre både overordna prosjektkart og administrativ prosjektorganisering. Han gjekk vidare gjennom prosjektmandat for dei fem prosjektleiarane og ansvaret til dei fem prosjektgruppene; Oppvekst, Helse og velferd, Kultur og samfunn, Økonomi og Organisasjon og digitalisering.

Godkjenning av mandat, endring av mandat, organisering, dimensjonering og lokalisering av tenester og oppgåver skal leggjast fram for overordna styringsgruppe (rådmennene, fem prosjektleiarar og hovudtillitsvalde/hovudverneombod). Det same gjeld saker av politisk og prinsipiell karakter, tema på tvers av kommunalsjefområda, økonomiske rammer og jamleg statusrapportering.

Rune Lid

– Det er viktig at vi talar vel om prosjektet og kvarandre og viser eit positivt  engasjement. Vi må laga vegen medan vi går. Dette skal vi klara saman, sa Lid og viste til at tverrfagleg samarbeid, innovasjon, digitalisering og brukarar i fokus er sentrale forventningar frå prosjektdeltakarane. Han understreka også at dei rådmennene ugjer eit svært godt team i arbeidet med å byggja den nye kommunen. Han presenterte også trainee Line Markhus som gjer ein svært viktig jobb i prosjektorganisasjonen.

Her er presentasjonen til Rune Lid.

Anne Grethe Andersen representer Delta (arbeidstakarorganisasjon i YS) i overordna styringsgruppe.

– Dette har vore ein interessant dag med diskusjonar og mykje informasjon om spennande tema. Det er viktig å koma i gang. Tema som endring og omstilling er viktige tema for oss tillitsvalde. Informasjon er viktig, men utan involvering manglar informasjonen eigarskap, seier Andersen.

Gruppeopppgåver

Det var gruppearbeid både etter at Rune Lid hadde snakka om tverrfaglege utfordringar og innlegget til verksemdsarkitekt i Bergen kommune,Tom Svellingen.

Etter innlegget frå Lid skulle gruppene drøfta korleis ein skal sikra samhandling på tvers av tenestene på kommunalsjefområda, kven ein må samarbeida med og korleis det kan opprettast delprosjekt basert på dette. I gruppene vart det lagt vekt på at brukarperspektivet skal stå høgt og at samhandling handlar mykje om kultur og tverrfagleg organisering. Det var også ønske om at det vert lagt til rette for ein større arena for å få presentert arbeidet/resultatet i prosjektgruppene. Gruppedeltakarane understreka også at det trengs opplæring i bruk av prosjektverktøyet «Projectplace».

– Løysinga er felles arkitekturmodell

Verksemdsarkitekt i Bergen kommune, Tom Svellingen, snakka om innovasjon, digitalisering og tverrfagleg samarbeid. Han starta innlegget sitt med å gje definisjonar på omgrep som digitalisering, transformasjon, digital transformasjon, innovasjon og radikal innovasjon. Verksemdsarkitektur handlar om korleis verksemda er organisert. Han baserte seg mellom anna på Difi-modellen med konseptfase, planlegging, gjennomføring, avslutning og realisering. Han vedgjekk at samhandling mellom offentlege aktørar er ikkje enkelt.

Tom Svellingen

– Løysinga er ein felles arkitekturmodell for kommunal sektor, sa Svellingen.

Bergen kommune har teke initiativ til å etablera samordna regional digitalisering. Etter kvart har alle kommunane i Hordaland meldt seg på dette samarbeidet. Svellingen minna om at brukarane er ikkje berre innbyggjarane, men også dei offentlege tilsette og næringslivet.

Ei av gruppeoppgåvene tok utgangspunkt i intensjonsavtalen om at storkommunen skal ha gode digitale løysingar. Spørsmålet var kva tenester og oppgåver dette kan vera innan dei ulike kommunalsjefområda. Då gruppene summerte opp drøftingane sine i plenum vart det mellom anna peika på behov for utvikling av «Mi side», datatryggleik e-læring, bruk av «robotsvarar», velferdsteknologi, elektronisk medisinhandtering, utvikling av t.d. karttenester og digitale foreldremøte. I gruppene vart det også drøfta korleis ein kan arbeida med samspelet mellom oppgåvene i gruppene og mennesket, prosess, informasjon og teknologi/IKT.

Tekst: Vigleik Brekke
Foto: Jøran Ingvaldsen og Vigleik Brekke

Her er fleire bilete frå arbeidsverkstaden:

Helge Grønhaug innleia samlinga med ein minikonsert.

 

 

 

 

Arbeidet i prosjektgruppene er i gang

Denne veka starta arbeidet i prosjektgruppene i Nye Øygarden kommune.

frå det første møtet i prosjektgruppa for Oppvekst

Prosjektleiarar i dei fem gruppene er Jon Erik Egeland (Oppvekst), Åse Vik (Helse og velferd), Lennart Fjell (Kultur og samfunn), Svend-Fredrik Untiedt (Økonomi) og Lillian Torsvik (Organisasjon og digitalisering).

I går var det møte i prosjektgruppe for Oppvekst, Økonomi og Organisasjon og digitalisering. Jon Erik Egeland er leiar for Oppvekst-gruppa.

– Det var god stemning på det første møte i prosjektgruppa. Alle var samde om at det no var godt å koma i gang med arbeidet, seier Egeland.

På møtet drøfta prosjektmedlemene motivasjon og forventningar, spelereglar i gruppa, drøfting av mandat, prosjektmetodikk, møteplan og oppgåver til neste møte.

Motiverte medlemer i gruppa

Lillian Torsvik hadde også sitt første møte med prosjektgruppa for Organisasjon og digitalisering i går. Prosjektgruppa drøfta mykje av det same som i gruppa for Oppvekst. Andre tema var prosjektkart, allereie etablerte delprosjekt, kartlegging av tenester, utfordringar, milepelar og prosjektstyringsverktøyet Projectplace.

– Eg opplevde det første prosjektmøtet som særs positivt saman med flotte og motiverte prosjektdeltakarar og prosjektstøtte. Det var god stemning og folk var engasjerte. Vi la stor vekt på at prosjektgruppa skal vera ein god stad å vera, der det er høgt under taket og høg trivsel.

Frå møtet i prosjektgruppa for Organisasjon og digitalisering i går.

Torsvik seier at medlemene i prosjektgruppa skal gjera kvarandre gode og sikra høg grad av involvering for å gjennomføra prosjektet i tråd med oppdrag og tidsplan. Ho fekk tilbakemelding om at gruppa hadde ei positiv oppleving av første møtet og gler seg til vidare arbeid i prosjektet.

I mandatet for prosjektgruppene er det teke utgangspunkt i intensjonsavtalen for Nye Øygarden kommune med vekt på tema for det enkelte kommunalsjefområde. I mandata er det konkretisert prosjektbestillingar og korleis ein skal nytta prosjektmetodikken som er tilrådd av Difi. Mandatet viser også ansvaret som er pålagt prosjektleiar og prosjektgruppa.

Tekst og foto: Vigleik Brekke

– Mange oppgåver skal utførast!

Prosjektrådmann Rune Lid møtte 17 hovudtillitsvalde og hovudverneombod på Skjenet på onsdag. På informasjonsmøtet var han tydeleg på at alle involverte står framfor ein kjempejobb og at det er mange oppgåver som skal utførast.

Frå informasjonsmøtet i dag.

Prosjektleiinga har kome eit godt steg vidare i arbeidet med å organisera det administrative arbeidet med å byggja den nye kommunen. I arbeidet med den administrative prosjektorganiseringa er det oppretta ei overordna styringsgruppe som Rune Lid karakteriserte som «hjernen» i prosjektarbeidet.

Det er oppretta fem prosjektgrupper fordelt på dei fem kommunalsjefområda. Under kvart prosjektområde vert det etablert ei rekkje delprosjekt. Det er utarbeidd styringsdokument for den administrative prosjektorganiseringa (godkjent av fellesnemnda på måndag denne veka) og mandat for dei fem prosjektgruppene. Kommunikasjon skal vera ein integrert del av prosjektarbeidet. Det skal utarbeidast ei sak som omhandlar frigjering av ressursar til prosjektarbeidet. Den 22. oktober vert det eit arbeidsseminar i Sund for deltakarane i overordna styringsgruppe og prosjektgruppene.

Rune Lid informerte også om status i arbeidet med å fusjonera Sund vatn og avlaup AS og FjellVAR AS og økonomisk status for prosjektorganisasjonen.

Dei endelege søkjarlistene viser at det har meldt seg 62 søkjarar til dei fire kommunalsjefstillingane; Helse og velferd (7), Oppvekst (16), Kultur og samfunn (14) og Organisasjon og digitalisering (25). Rune Lid sa at det er naturleg at den nye rådmannen er med i prosessen med å tilsetja kommunalsjefane. Det er venta at rådmannen vert tilsett i november.

Dei tillitsvalde stilte fleire spørsmål og tok opp fleire tema på møtet. Det handla mellom anna om rutinar for utsending av dokument i forkant av møte, status for val av pensjonsleverandør, kva saker som skal behandlast i partssamansett utval, korleis dei tillitsvalde kan involverast i faglege problemstillingar, frigjering av ressursar, frikjøpsordningar og oppslag i lokalmedia.

Her ka du lesa presentasjonen til Rune Lid.

Tekst og foto: Vigleik Brekke

 

62 har søkt på fire kommunalsjefstillingar

Dei endelege søkjarlistene til dei fire kommunalsjefstillingane i Nye Øygarden er no klare. 

62 har søkt på kommunalsjefstillingane for Helse og velferd, Oppvekst, Kultur og samfunn og Organisasjon og digitalisering. 23 av søkjarane er kvinner.

Kommunalsjef for Helse og velferd, 7 søkjarar

  • Gaarder, Thorbjørn (63), Chief credit officer, Oslo
  • Lim, Eva Maria (56), einingsleiar, Bergen
  • Vikøren, Irene Helland (45), einingsleiar, enhet for avlastningstjenester, Ask
  • Sønsteby, Åshild Lussand (47), avdelingsleiar, Fyllingsdalen
  • Tveit, Cesilie (52), Manager, Bønes
  • Oen, Stian (44) , seniorrådgjevar, Oslo
  • Barmen, Line (53), omsorgssjef, Bergen

Kommunalsjef for Oppvekst, 16 søkjarar

  • Gaarder, Thorbjørn (63), Chief credit officer, Oslo
  • Lund Janson, Jan (43), avdelingsleiar oppveksttun, Fjell
  • Grønn-Jensen, Laila (45), seniorrådgjevar, Kolltveit
  • Larsen, Stein (59), rektor, Kolltveit
  • Kausland, Ann (42), adjunkt, Voss
  • Zameer, Hassam (28), student, Stavanger
  • Landro, Rune (60), kommunalsjef oppvekst, Ågotnes
  • Haugane, Anne-Merete Vabø (49), rektor, Brattholmen
  • Johansen, Jan Ove (52), rektor, Waterloo
  • Fjellhaug, Bjørnar  (39), einingsleiar/rektor, Trondheim
  • Sognnæs, Jogeir (57), leiar PPT/assisterande skulesjef, Steinsland
  • Kjelby,  Marianne (54), seniorrådgjevar, Blomsterdalen
  • Eriksen, Ann Kristin Kløvrud (51), avdelingsleiar, Knarvik
  • Bø, Ivar (51), kommunalsjef, Stavern
  • Lundberg, Marit Fjeldsbø (56), rådgjevar fagavdeling barnehage, Laksevåg
  • Landro, Margun (60), barnehagesjef, Ågotnes

Kommunalsjef for Kultur og samfunn, 14 søkjarar

  • Balke, Timothy Derek (38), pianostemmar, Kleppestø
  • Perac, Miroslav (43), professional for Environmental Affairs, Mrkonjic Grad
  • Gaarder, Thorbjørn (63), Chief credit officer, Oslo
  • Mikalsen, Susanne Hatland (22), student, Brattholmen
  • Fjordheim, Kjartan  (43), avdelingsleiar, Ågotnes
  • Zameer, Hassam (28), student, Stavanger
  • Wiik , Håkon Printzlau (33), arbeidsleiar, Ågotnes
  • Karlsen, Stine (50), rådgjevar, tenestedesigner, Strusshamn
  • Rystad, Berit Karin (52), leiar for sykkel og mobilitet, Bymiljøetaten, Bergen
  • Skjold, Råmund (51), kommunalsjef tekniske tenester, Tjeldstø
  • Kjølen, Andreas (34), taxi-sjåfør, Bergen
  • Hovland, Torbjorn (53), seksjonsleiar idrett og bad, Klepp Stasjon
  • Kongsvoll, Monica (41), distriktsansvarleg, Ågotnes
  • uoff. § 25, M

Kommunalsjef for Organisasjon og digitalisering, 25 søkjarar

  • Andersen, Knut Holm (48), CEO, Klokkarvik
  • Zachariadis,  Mr Prodromos (48),  Global Manager, Fana
  • Gaarder, Thorbjørn (63), Chief credit officer, Oslo
  • Rasmussen, Laurits Thomas (37), scanningsoperatør, Viborg
  • uoff. § 25, K
  • Dammen-Hjelmeseth, Jan Vidar (47), kommunalsjef stab, Bergen
  • Dommersnes,  Odd Harald (53), økonomisjef,  Frekhaug
  • Langeland,  Knut Arild (51), Vice President Shared Services, Frekhaug
  • Helland,  Tor (51), prosjektleiar, Bergen
  • Sangolt, Kenneth (37), utviklingssjef, Skogsvåg
  • Pedersen, Randi Solveig (57), HR-leiar/ leiar for administrasjonen, Paradis
  • Kausland, Ronny (43), dagleg leiar, Klokkarvik
  • Kallestad,  Kenneth (41), regiondirektør Vest, Klokkarvik
  • Eikeland, Øyvind (47), seksjonssjef,  Sandsli
  • Milicevic,  Stadomir (61), senior prosjektleiar , Øygarden kommune
  • Sognnæs, Jogeir (57), leiar PPT/assisterande skulesjef, Steinsland
  • Danilova,  Kjersti Berg (42),  forskar, Strusshamn
  • Dybdahl, Torbjørn Grøntoft (60), eigar og konsulent, Nesoddtangen
  • Kleppe, Heine (60), nestleiar Økonomisjefen, Fjell
  • Oen, Stian (44), seniorrådgjevar, Oslo
  • Nesse, Sissel Iren (50), einingsleiar,  Åsane
  • Stubhaug, Hege (50), digitaliseringskonsulent, Hjellestad
  • uoff. § 25, K
  • Grosvold,  Lisbeth (55), personalsjef, Fjell
  • Kvam, Nils Olav (58), personalsjef/leiar HR, Fyllingsdalen

Vurderer oppstart av arbeidet med kommuneplanen

Fellesnemnda vedtok i dag å be prosjektrådmannen å leggja fram ei sak som vurderer om det er mogleg å starta opp arbeidet med grunnlaget for samfunnsdelen av kommuneplanen.

Muntert rundt bordet i fellesnemnda. Frå venstre; Kari-Anne Landro (ordførar i Sund), Rune lid (prosjektrådmann), Marianne Sandahl Bjorøy (ordførar i Fjell) og Børge Haugetun (ordførar i Øygarden og leiar av fellesnemnda).

Prosjektrådmannen hadde innstilt på å starta arbeidet med den nye kommuneplanen, både arealdelen med føresegner og samfunnsdelen, tidleg i 2020. Etter ein lengre debatt slutta fellesnemnda seg til forslaget om å starta arbeidet med arealdelen til kommuneplanen tidleg i 2020, men at ein allereie no vurderer å starta opp arbeidet med grunnlaget for samfunnsdelen. Prosjektrådmannen skal koma tilbake med ei sak der dette vert vurdert.

Fellesnemnda vedtok framdriftsplan for prosessen med planstrategi i den nye kommunen, inkludert planprogram til kommuneplanen

Styringsdokument

Fellesnemnda godkjende styringsdokument for administrativ prosjektorganisering. Dette dokumentet byggjer på intensjonsavtalen der visjon og målsetjingar for den nye kommunen er definerte. Styringsdokumentet viser korleis prosjektet er organisert og dimensjonert og utgjer kontrakten mellom fellesnemnda og prosjektrådmannen. Dokumentet gjer mellom anna greie for delegeringa til prosjektrådmannen. Saker av politisk og prinsipiell karakter skal alltid leggjast fram for fellesnemnda til avgjerd.

Ordførarkjede

Fellesnemnda vedtok å gje utval for politisk styringsstruktur som tilleggsoppgåve å utarbeida forslag til ordførarkjede for Nye Øygarden kommune. Forslaget skal leggjast fram til endeleg avgjerd i fellesnemnda. Ordførarkjeda skal vera klar til bruk frå første januar 2020.

Det er avgjort at kommunevåpenet til Sund skal nyttast i den nye kommunen. Ordførarkjeda til Sund har symbol frå Sund kommune lokalt og er ikkje dekkjande for den nye kommunen. I saksutgreiinga skriv prosjektrådmannen at ei ny ordførarkjede må ta utgangspunkt i kommunevåpenet for den nye kommunen, men også ha symbol som er dekkjande for heile den nye kommunen.

Oppfølging av inndelingslova

Ei sak om oppfølging av inndelingslova knytt til kontrollutval og andre råd og utval vart utsett. Saka kjem tilbake til fellesnemnda med innstilling til vedtak.

Tilsetjing av ny rådmann nærmar seg

Leiar av fellesnemnda Børge Haugetun orienterte om status for arbeidet med å tilsetja rådmann for Nye Øygarden kommune. Denne veka vert det gjennomført intervju av fem kandidatar, eín intern og fire eksterne.

– Me bør løysa dette med dei kandidatane vi har til rådmannsstillinga. Eg reknar med at rådmannen vert tilsett i november, sa Børge Haugetun.

Spørsmål frå medlemer i fellesnemnda

Leiar av utval for politisk styringsgruppe, Marianne Sandahl Bjorøy, stilte spørsmål om hennar utval skal utarbeida ein opplæringsplan for kommunestyremedlemer i Nye Øygarden kommune. Opplæringa vil i tilfelle starta opp straks etter at det nye kommunestyret er valt i september 2019. Fellesnemnda gav tilslutnad til at utvalet får i oppdrag om å utarbeida forslag til opplæringsplan for dei folkevalde i den nye kommunen.

Anita Garlid Johannessen stilte spørsmål om fellesnemnda skulle engasjera seg i debatten i lokalpressa, mellom anna knytt til namn på kommunen. I ordskiftet i fellesnemnda vart det vist til at arbeidsgruppe for lokaldemokrati og identitet arbeider med tiltak som skal engasjera innbyggjarane. Andre medlemer i fellesnemnda viste til at det kan verta aktuelt å oppretta eit oppgåveutval som er samansett av både politikarar og innbyggjarar som ikkje er folkevalde.

Leiar i fellesnemnda, Børge Haugetun, sa at han registrerte debatten i lokalpressa, men viste til Kommunal- og moderniseringsdepartementet som den 19. desember 2017 fastsette namnet på den nye kommunen til Øygarden kommune. Han stilte spørsmål om det er rett å engasjera seg i ein debatt som ikkje kan endra avgjerda om namnet på den nye kommunen.

Frå møtet i dag

66 søkjarar til kommunalsjefstillingane

Prosjektrådmann Rune Lid opplyste at det har meldt seg 66 søkjarar til dei fire kommunalsjefstillingane; Helse og velferd (7), Oppvekst (17), Kultur og samfunn (16) og Organisasjon og digitalisering (26). Ein del av søkjarane har bedt om at søknaden deira vert unnateken offentlegheit, og det kan ta noko tid før den endelege søkjarlista er klar. Det vert lagt til rette for at den nye rådmannen kan vera med i prosessen med å tilsetja kommunalsjefane. Søkjarlista vert offentleg om kort tid.

Prosjektrådmann Rune Lid orienterte om status for det administrative arbeidet med å byggja den nye kommunen. I arbeidet med den administrative prosjektorganiseringa er det oppretta ei overordna styringsgruppe som Rune Lid karakteriserte som «hjernen» prosjektarbeidet. Det er oppretta fem prosjektgrupper fordelt på dei fem kommunalsjefområda. Under kvart prosjektområde vert det etablert ei rekkje delprosjekt. Det er utarbeidd styringsdokument for den administrative prosjektorganiseringa (godkjent av fellesnemnda i dag) og mandat for dei fem prosjektgruppene. Det skal utarbeidast ei sak som omhandlar frigjering av ressursar til prosjektarbeidet. Den 22. oktober vert det eit arbeidsseminar i Sund for deltakarane i overordna styringsgruppe og prosjektgruppene.

Rune Lid informerte også om status i arbeidet med å fusjonera Sund vatn og avlaup AS og FjellVAR AS og økonomisk status for prosjektorganisasjonen.

– Vi har ei robust prosjektorganisering. Det vert lagt vekt på at dei ulike prosjekta har nok kraft og ressursar til å utføra oppgåvene, sa Rune Lid.  Fleire medlemer i fellesnemnda gav uttrykk for at dei var glade for at prosjektorganisasjonen med prosjektgruppene no var etablerte.

Sjå opptak frå møtet her.

Tekst og foto: Vigleik Brekke

Føreslår oppstart av arbeid med kommuneplan i 2020

Prosjektrådmannen for Nye Øygarden føreslår at arbeidet med ein ny kommuneplan for Nye Øygarden vert starta opp i 2020. Saka står på sakskartet til fellesnemnda den 15. oktober.

På møtet i fellesnemnda den 10. september reiste Ernst Einarsen spørsmålet om prosjektorganisasjonen allereie no bør setja i gang arbeidet med samfunnsplan for Nye Øygarden kommune.

I saksutgreiinga viser prosjektrådmannen til at  kommunale  og regionale arealplanar som er utarbeidde etter plan- og bygningslova vil gjelda etter kommunesamanslåing inntil  nye lovlege endringsvedtak er fatta av den nye kommunen. I løpet av eitt år etter at det nye kommunestyret er konstituert, skal det utarbeidast utkast til planstrategi og fattast vedtak i det nye kommunestyret. Prosjektrådmannen meiner det er naturleg at planprogrammet til ein ny kommuneplan kan integrerast i planstrategisaka.

På bakgrunn av dette vert det føreslått å starta opp med ny kommuneplan for Nye Øygarden kommune, både arealdel med føresegner og samfunnsplan, tidleg i 2020.

Styringsdokument

Fellesnemnda skal også ta stilling til framlegg til styringsdokument for administrativ prosjektorganisering . Dette dokumentet byggjer på intensjonsavtalen der visjon og målsetjingar for den nye kommunen er definerte. Styringsdokumentet viser korleis prosjektet er organisert og dimensjonert og utgjer kontrakten mellom fellesnemnda og prosjektrådmannen. Dokumentet gjer mellom anna greie for delegeringa til prosjektrådmannen. Saker av politisk og prinsipiell karakter skal alltid leggjast fram for fellesnemnda til avgjerd.

Oppfølging av inndelingslova

Fellesnemnda har ikkje teke stilling til korleis eventuell råd og utval i dei eksisterande kommunane skal involverast i arbeidet med den nye kommunen. Nokre råd har teke initiativ til samarbeid mellom råda/utvala i dei eksisterande kommunane for å drøfta tema knytt til Nye Øygarden kommune. Prosjektrådmannen meiner at både administrativt og politisk må politisk deltaking styrast av fellesnemnda ved oppretting av politiske prosjekt eller referansegrupper. Dette vil sikra heilskapleg styring av prosjektet. Han meiner at i prosjekt som er samansette av både politiske og administrative representantar, bør dei politiske representantane koma frå fellesnemnda,.

Det ligg føre likelydane innstillingar frå kontrollutvala i Sund, Fjell og Øygarden om revisjonsteneste og sekretariatsfunksjon for den nye kommunen. Dette må fellesnemnda ta stilling til. Prosjektrådmannen legg fram saka utan innstilling, men har vist til moglege ulike alternative vedtak.

Ordførarkjede

Prosjektrådmannen ber fellesnemnda å vurdera om det skal utarbeidast ei ny ordførarkjede for den nye kommunen. Det er avgjort at kommunevåpenet til Sund skal nyttast i den nye kommunen. Ordførarkjeda til Sund har symbol frå Sund kommune lokalt og er ikkje dekkjande for den nye kommunen. Prosjektrådmannen meiner at ei ny ordførarkjede må ta utgangspunkt i kommunevåpenet for den nye kommunen, men også ha symbol som er dekkjande for heile den nye kommunen.

Prosjektrådmannen har to alternative forslag til vedtak. Det eine er å oppretta eit utval som får oppdrag med å utarbeida forslag til ordførarkjede for Nye Øygarden kommune. Det andre alternativet er å gje utval for politisk styringsstruktur som tilleggsoppgåve å utarbeida forslag til ordførarkjede for Nye Øygarden kommune.

Møtet vert halda på i lokala til prosjektorganisasjonen i Skjenet 2 og tek til klokka 09.00. Du kan følgja møtet på nett-TV.

Her kan du lesa innkalling med saksdokument.

Tekst: Vigleik Brekke

Drøfta styringsdokument og mandat for prosjektgrupper

Måndag denne veka drøfta overordna styringsgruppe utkast til styringsdokument for den administrative prosjektorganiseringa. Etter drøfting og innspel frå medlemene, slutta styringsgruppa seg til styringsdokumentet.

Frå møtet i overordna styringsgruppe på måndag.

Styringsdokumentet tek utgangspunkt i intensjonsavtalen som dei tre kommunane slutta seg til i juni 2016. Vidare synleggjer dokumentet effektmål, resultatmål, suksesskriterium og korleis samanslåingsprosessen skal organiserast.

I styringsdokumentet går det fram at i arbeidet med å byggja Nye Øygarden kommune skal ein ta utgangspunkt prosjektmodellen som er tilrådd av Difi (Direktoratet for forvaltning og ikt). Styringsdokumentet vert sendt til behandling i fellesnemnda.

Skisse organisering

Prosjektrådmann Rune Lid seier at overordna styringsgruppe er hjernen i det administrative arbeidet med å byggja den nye kommunen. Denne gruppa er samansett av dei tre rådmennene, Rune Lid (prosjektrådmann og rådmann i Sund), Siri Fahlvik Pettersen (Øygarden) og Lillian Torsvik på vegner av rådmannen i Fjell. Prosjektleiarar vert Jon Erik Egeland (prosjektleiar Oppvekst), Åse Vik (prosjektleiar Helse og velferd), Lennart Fjell (prosjektleiar Kultur og samfunn), Svend-Fredrik Untiedt (prosjektleiar Økonomi) og Lillian Torsvik (Organisasjon og digitalisering). Dei tillitsvalde og hovudverneomboda er representerte ved Anne Grethe Andersen (YS), Solveig Rong (LO), Nina Zandstra (Unio), Lars Sverre Hausnes (Akademikarane) og Trude Erstad Villanger (hovudverneombod).

Dei fem prosjektleiarane skal leia prosjektgrupper innanfor dei fem kommunalsjefområda (Oppvekst, Helse og velferd, Kultur og samfunn, Økonomi og Organisasjon og digitalisering.). Ei særskilt oppgåve for desse prosjektgruppene vil vera å tenkja strategisk og på tvers av dei ulike fagområda. Gruppa er ansvarleg for å identifisera og etablera delprosjekt som er viktige for å nå måla for den nye kommunen. Innanfor kommunalsjefområda kan prosjektgruppene etablera delprosjekt etter behov.

Dei tillitsvalde tok opp spørsmålet om korleis det vert lagt til rette for frikjøp for dei tillitsvalde som skal delta i prosjektarbeidet. Prosjektrådmann Rune Lid opplyste at det vert fremja ei sak om dette.

Mandat for prosjektleiar/prosjektgruppe

På møtet i overordna styringsgruppe var det også gjennomgang av mandat for dei fem prosjektleiarane/prosjektgruppene. Også her vert det teke utgangspunkt i intensjonsavtalen for Nye Øygarden kommune med vekt på tema for det enkelte kommunalsjefområde. I mandata er det konkretisert prosjektbestillingar og korleis ein skal nytta prosjektmetodikken som er tilrådd av Difi. Mandatet viser også ansvaret som er pålagt prosjektleiar og prosjektgruppa.

Arbeidsseminar

Dei involverte i det administrative arbeidet med å byggja den nye kommunen vert kalla inn til å delta på eit arbeidsseminar (WorkShop) på Panorama Hotell & Resort i Sund den 22. oktober.  Programmet vert ferdigstilt denne veka.

Den 17. oktober skal prosjektleiinga gje hovudtillitsvalde informasjon om status i arbeidet.

Tekst og foto: Vigleik Brekke